Zeitmanagement - Mise en place im Büroalltag

Mise en place kommt aus dem Französischem und bedeutet so viel wie:

an den rechten Ort stellen

Ich komme aus dem Hotelbereich und gerade in der Gastronomie ist “mise en place “das Wichtigste überhaupt. Vorbereitung ist das Stichwort. Man stellt sich alles bereit, was man im alltäglichen Gastronomieablauf so braucht: Besteck, Servietten, Gläser (nur um die offensichtlichsten Dinge zu benennen).

Im Büroalltag ist das übrigens nicht anders. Wer alles am Platz hat, was er den Tag über braucht, der kann nicht nur schneller und effizienter arbeiten, sondern auch zufriedener. Denn es gibt nichts nervtötenderes, als die wichtigen Unterlagen von Herren X suchen zu müssen, weil man diese Unterlagen, statt im Ordner auf einen meterhohen Aktenstabel hingetan hat. Und dann gibt es ja immer das Problem mit der Schere: man braucht sie nicht oft, aber wenn man sie braucht, dann liegt sie nie da, wo man sie eigentlich hingetan hat.

Dabei gibt es nur wenige Grundsätze zu beachten, die man in jeden Bereich seiner ausführenden Arbeit anwenden kann:

1. Was machst du, wenn du an deinen Arbeitsplatz trittst und der offizielle Arbeitsbeginn anfängt.

a) ich stürtze mich auf das vor mir liegende, gestern noch nicht beendete Arbeitsmaterial.

b) ich rauche erstmal eine

c) ich setze mich hin und überlege mir, was ich heute so vor mir habe

Antwort c ist richtig (Antwort b würde für die Raucher in Verbindung mit Anwort c auch funktionieren):

Das Ergebnis dieser 10 bis 15 minütigen Denkphase ist folgendes: während du im Kopf deine zu erledigenden Arbeiten durchgehst, legst du dir alles, was du dafür brauchst an deinen Arbeitsplatz. Etwas zu Trinken und zu Essen sollte dabei auch nicht fehlen. Egal ob es der Locher zum einsortieren der Unterlagen ist, oder die Akte von Herrn X, die er später abholen wollte. Mir hilft es dabei einen Stichwortzettel der ToDos an der Seite meines PCs zu legen. Ansonsten gibt es noch einen sehr zeitsparenden Trick.

2) Wie sieht dein Arbeitsbereich aus?

a) 2 bis 3 einzelne Dinge liegen in meiner Nähe, mehr brauche ich nicht

b) 2 bis 3 Schichten und Stapel von allem, was ich so tagsüber ansammle, bedecken den gesamten Arbeitsbereich

c) jedes Teil hat seinen Platz

Auch hier ist wieder Antwort c richtig.

Der Vorteil, wenn jedes Ding seinen eigenen zugeteilten Platz hat und immer nach Gebrauch dorthin gelegt wird, ist so ähnlich wie unter Computernutzer der Vorteil von Tastenkombination und Mausklicks. Der Zeitaufwand wird durch das Nicht-Suchen um mehr als die Hälft verkürzt.

Ich denke, die Logik versteht jeder. Jetzt muss man es nur noch umsetzen, nicht wahr? Und wenn möglich noch konsequent durchziehen. Ich verspreche, wenn man erstmal vom Vorteil dieser einfachen Handlungen profitiert, dann will man es immer häufiger so umsetzen.

Sollten sich hin und wieder alte Muster durchsetzen wollen, dann ein Tag nutzen, alles zu ordnen und weiter machen, nicht aufgeben. Das Gehirn speichert neue Bewegungen des Körpers und des Geistes eh viel besser durch Wiederholungen.

Na dann, auf eine perfektes mise en place.